1. Inleiding

Van der Valk Business BV verwerkt dagelijks informatie over personen. Van der Valk Business BV
houdt zich daarbij aan de wet. Van der Valk Business BV respecteert de privacy van de personen
over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Van der Valk Business BV verwerkt en voor welke doeleinden.

Voor de privacyverklaringen van de Van der Valk hotels en restaurants verwijzen wij naar de desbetreffende websites. Deze privacyverklaring is daarnaast niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Van der Valk Business BV, gevestigd te Stationsweg 91, 3621LK Breukelen,, KvK-nummer 67370527 0000, e-mailadres: sales@valkbusiness.com, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot Chantal Sanders E: c.sanders@valkbusiness.com T: +31 (0) 880 24 6401 privacy officer Van der Valk Business BV.

Daar waar hierna gesproken wordt over 'Van der Valk', wordt Van der Valk Business BV bedoeld.

2. Persoonsgegevens

Van der Valk verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

Tussenpersoon

Van der Valk treedt op als tussenpersoon voor haar hotels en restaurants op. Via onze website kunt u reserveren bij een van de Van der Valk hotels of restaurants. U kunt er ook voor kiezen om telefonisch of per e-mail te reserveren.

Voor het verwerken van uw reservering hebben wij uw adres, woonplaats, telefoonnummer, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens nodig. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals uw nationaliteit of gastvoorkeuren. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming, om u beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld bij het bieden van toegang voor mindervaliden. Uw gegevens delen wij vervolgens met het desbetreffende hotel of restaurant.

Van der Valk Business Service Desk

Van der Valk biedt een gratis service voor bedrijven die regelmatig vergaderen op locaties verspreid door het land. Indien u graag uw reservering via één centraal servicepunt wil laten verlopen, dient u de Service Desk te bellen. Wij zullen u vragen om uw naam, de naam van de organisatie namens wie u belt, uw contactgegevens en uw wensen. Aan de hand daarvan geven wij u advies over de meest geschikte locatie en verzorgen wij uw reservering. Het is ook mogelijk om een bericht via de website te versturen. In dat geval vragen wij (nog) niet om de naam van de organisatie waarbij u werkzaam bent. Bij de reservering worden de gegevens van de organisatie wel vastgelegd.

Van der Valk Corporate account

U kunt een Van der Valk Corporate account aanmaken. Bedrijven die minimaal 250 overnachtingen boeken per jaar of meerdere zalen reserveren per jaar komen in aanmerking om hiertoe een overeenkomst te sluiten. Vervolgens wordt voor uw bedrijf een reserveringsportal ingericht, waarin u kamers en zalen tegen de met u afgesproken prijs kunt reserveren. Voor het sluiten van een overeenkomst en het creëren van een portal hebben wij de naam, e-mailadres en telefoonnummer van de persoon nodig die bevoegd is de organisatie te vertegenwoordigen. Deze persoonsgegevens worden in onze database bewaard voor de duur van de overeenkomst.

Online vergaderen

Als u een online vergaderdienst van Van der Valk gebruikt, worden gegevens zoals uw naam en contactinformatie, gegevens ten behoeve van uw identificatie, vergaderrechten, agenda’s en verdere vergaderinformatie gebruikt door ons (door ons systeem) en, waar relevant, door andere gebruikers die met u vergaderen. Het gaat dan bijvoorbeeld, maar niet alleen, om uitnodigingen en stemuitslagen te communiceren, u te laten gebruikmaken van de stemmodule(s), u de agenda en overige stukken aan te bieden en uw personalia en uw deelneming te controleren.

Ook kunt u een profiel aan te maken en daaraan bepaalde gegevens toevoegen. Die gegevens zijn openbaar zoals aangegeven. U beheert die gegevens en de mate van openbaarheid zelf.

Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming, om u beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld bij het bieden van toegang voor mindervaliden. Uw gegevens delen wij vervolgens met het desbetreffende hotel of restaurant. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals uw nationaliteit of gastvoorkeuren.

Al deze gegevens worden in het systeem bewaard voor de duur van de overeenkomst.

Als u klant van ons bent of mogelijk wordt met betrekking tot deze dienst, gebruiken wij ook uw betalingsgegevens en de overige afspraken met betrekking tot de dienstverlening. Deze gegevens bewaren zo lang dat nodig is voor uitvoering van (inclusief de controle op die uitvoering) en om onze wettelijke (bewaar)plichten na te komen.

 Nieuwsbrief

U kunt zich inschrijven voor de Valk Business Nieuwsbrief. Door middel van het versturen van de nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van ontwikkelingen, acties en andere (zakelijke) aangelegenheden binnen Van der Valk. Om u te abonneren op onze nieuwsbrief hebben wij uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres nodig. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrief. Onder iedere nieuwsbrief wordt u vervolgens de mogelijkheid geboden om u uit te schrijven.

Sollicitatieprocedure

Van der Valk verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan Van der Valk uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.

3. Ontvangers

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Van der Valk, behalve in een van de volgende omstandigheden.

(Direct) Marketing

Om aanbiedingen te doen die u kunnen interesseren, hebben wij contact met alle Van der Valk Hotels en Restaurants wereldwijd. Zij hebben van ons toestemming gekregen om informatie en aanbiedingen te plaatsen op onze webpagina's. Als u een bezoek brengt aan onze website en op de informatie pagina's en aanbiedingen van deze hotels klikt, kunnen deze hotels op internet dan ook informatie verzamelen, zoals uw domeinnaam en uw IP-adres.

Met uw toestemming

Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen indien duidelijk is waarvoor u toestemming geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

Voor externe verwerking

We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerder van het CRM-systeem.

Om juridische redenen

We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting

Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. Een ander voorbeeld is dat de belastinginspecteur op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alle gegevens kan opeisen die nodig zijn om belasting te heffen. Van der Valk maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren en alleen waar nodig zoveel langer als de wet dat van ons verlangt (bijvoorbeeld in het kader van onze administratiebewaarverplichtingen). Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. In dat kader zal het door u aangemaakte Van der Valk Corporate account na beëindiging van de daartoe afgesloten overeenkomst worden verwijderd. Indien u uw e-mailadres heeft verstrekt (eventueel via uw account/reserveringsportal) zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

5. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

Van der Valk kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan landen binnen de EER. Ook onze hotels in het Caribisch gebied, vallen binnen de Europese Economische Ruimte. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen binnen onze formule ten behoeve van een goede bedrijfsvoering of het verwerken van uw reservering.

Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Van der Valk maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

6. Cookies

Van der Valk maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.

Typen cookies

We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken. Niet-functionele cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw zichtsveld. Deze stellen ons vooral in staat om onze dienstverlening te verbeteren. We kunnen hierdoor bijvoorbeeld meten hoe vaak onze website wordt gebruikt en naar welke informatie bezoekers op zoek zijn. Wij vragen altijd uw toestemming voor het vragen van niet-functionele cookies.

Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies.

Analytische cookies

Met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden verbeterd in het voordeel van de gebruikers.

De analytische cookies die we gebruiken [bij Online Vergaderen] worden geplaatst door Google om gebruik te kunnen maken van de dienst Google analytics. Google kan de verzamelde gegevens aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de namens Google verwerken. Wij hebben Google niet toegestaan de via onze websites verkregen gegevens voor andere Google diensten in te zetten.

Google verzamelt gegevens die zoveel mogelijk zijn geanonimiseerd.

Onder meer de volgende gegevens worden opgeslagen:

het IP-adres, dat anoniem wordt gemaakt;

technische kenmerken, zoals de browser die je gebruikt;

vanaf welke pagina je op de website bent gekomen.

Tracking cookies

Dit zijn cookies die worden geplaatst om een internetgebruiker te identificeren op een website. Door het plaatsen van tracking cookies kunnen wij bijhouden welke internetpagina's u bezoekt. Uit de informatie over uw websitebezoeken kunnen wij afleiden wat uw voorkeuren en interesses zijn. Op basis daarvan kunnen wij u persoonlijke aanbiedingen doen.

Advertentiecookies

Wij maken gebruik van advertentiecookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen en om de effectiviteit van een reclamecampagne te meten. De advertentiecookies zijn nodig om de advertenties daadwerkelijk te kunnen tonen.

Cookies blokkeren en verwijderen

Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heeft u onze cookies al eerder geaccepteerd? Dan krijgt u deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf te verwijderen.

U kunt er ook voor kiezen om via uw browser het plaatsen van cookies te blokkeren. Blokkeert u alle cookies? Dan werkt onze website minder goed. Wij raden u aan om alleen ongewenste cookies selectief uit te schakelen. Dit kunt u doen in uw browserinstellingen.

7. Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

Recht van inzage

Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.

Verbetering of aanvulling

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

Gegevenswissing

U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;

u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in, en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;

u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;

de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;

wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;

wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Beperking verwerking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data

Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

Bezwaar

U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.

Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres sales@valkbusiness.com Van der Valk zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

8. Aansprakelijkheid

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Van der Valk Business BV kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

9. Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

10. Vragen?

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: sales@valkbusiness.com

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.